• (Samen)Werken in OneDrive

De introductie van OneDrive is onderdeel van de implementatie van MS 365 bij de HvA. Door de Corona-crisis is de invoering versneld en gefaseerd doorgevoerd. Met als doel om docenten en studenten zo snel mogelijk te voorzien in nieuwe mogelijkheden voor online onderwijs en (samen)werken. Ik kan me voorstellen dat het daarom soms lastig is om te beoordelen wat je waarvoor gebruikt, en wat het perspectief op termijn is. In dit artikel proberen wij dat voor je op een rijtje te zetten.

Stand van zaken: Alle FOO-docenten hebben inmiddels toegang tot OneDrive via Office.com. Ook kun je de OneDrive App installeren op je mobiel. Op de Beheerde ICT-werkplek (HvA-laptop) is op 23 juni de Sync Client geïnstalleerd zodat je daar ook direct toegang hebt tot je bestanden. Alle FOO-studenten hebben sinds begin juli’20 de beschikking over OneDrive.

Wat is OneDrive?

    1. OneDrive is jouw persoonlijke (werkgerelateerde) bestandsopslag. Het vormt op termijn ook de vervanging van de huidige W-schijf, maar kent veel meer bestandsopslag (1TB).
    2. Het biedt eenvoudig en veilig toegang tot je online bestanden op ieder device (via de Sync Client op je laptop, of op mobiel via de App). Je kunt daarbij zelf aangeven welke bestanden je ook permanent offline beschikbaar wilt hebben.
    3. De bestandsopslag werkt geïntegreerd met de Office-applicaties Word, Excel, PowerPoint en OneNote van Office 365 Pro Plus op je laptop, tablet of mobiel. Daardoor heb je altijd auto save aan staan, en verlies je nooit meer gegevens doordat je bent vergeten op te slaan. Heb je even geen netwerk? Dan wordt het bestand bijgewerkt zodra je weer online bent.
    4. Heb je geen eigen device bij de hand? Of daarop de niet geïnstalleerd? Volledig online werken in de browser kan ook via de Microsoft Portal op office.com. Je kunt bestanden daar ook direct bewerken in de online variant van de Office-applicaties.
    5. Je kunt jouw eigen bestanden delen met anderen. Dat kan met HvA-medewerkers en HvA-studenten, maar ook met externen met een Microsoft-account.
    6. Niet tevreden met de laatste veranderingen in je document? Of per ongeluk een belangrijk deel van je document verwijderd? In OneDrive zit versiebeheer waarmee je oude versies tot 30 dagen terug kunt herstellen.

Hoe?

In deze korte video van Microsoft zie je hoe je One Drive kan gebruiken en hoe je bestanden kan delen.

https://www.microsoft.com/en-us/videoplayer/embed/RWfnZM?pid=ocpVideo0-innerdiv-oneplayer&postJsllMsg=true&maskLevel=20&market=en-us 

Ook zie je als je in bijvoorbeeld Word werkt een ‘Share’ knop in het lint (zie hieronder). Als je hier op klikt doorloop je hetzelfde menuutje. Als je het bestand nog niet eerder hebt opgeslagen, slaat hij het document eerst op in je persoonlijke OneDrive.

Je kan uiteraard ook je OneDrive document(en) ontsluiten in Brightspace! Lees hier hoe dat moet!

Do's en Don'ts

Jouw persoonlijke opslagruimte in OneDrive maakt integraal onderdeel uit van de Office 365-omgeving. Daarom is het goed om te weten wat je hiermee kan, en hoe je die het beste kunt gebruiken.

DO: Een van de grote voordelen van Office 365 is dat je op meerdere apparaten gemakkelijk en veilig bij je bestanden kunt. Probeer de komende tijd alvast te wennen aan gebruik van meerdere apparaten (installeer de Apps op je telefoon), en experimenteer met direct online werken via de Portal van O365 op office.com. Stel je vragen daarover aan ict-foo@hva.nl, wij helpen je graag op weg.

DO: Een centraal credo over O365 is niet mailen maar delen. Met de functionaliteit van OneDrive hoef je een persoonlijk document niet meer rond te sturen voor feedback. Je kunt voor een co-creatie of het ophalen van feedback je document (eventueel tijdelijk) delen met anderen. Zo werk je efficiënter, en minimaliseer je het heen en weer sturen van documenten en het samenvoegen van verschillende versies.

DON’T: Het eenvoudig delen van mappen of bestanden zou je kunnen verleiden tot het inrichten van een volledige samenwerkingsomgeving voor je team of project in OneDrive. Doe dat niet! Daarvoor is OneDrive minder geschikt. Gebruik hiervoor Microsoft Teams (met SharePoint Online) die hiervoor ontworpen is.

Tips!

Tot slot wil ik nog een paar tips delen waarmee je het maximale uit jouw gebruikservaring kunt halen:

En nu?

Je kunt nu al volledig overstappen op het gebruik van OneDrive voor je veilige, persoonlijke (werkgerelateerde) opslag. In een later stadium gaat de W-schijf uitgefaseerd worden. Op dat moment word je benaderd voor het veilig stellen van je bestanden die daar wellicht nog op staan.

Heb je vragen?

  • Alle FOO-docenten hebben inmiddels toegang tot OneDrive via Office.com. Ook kun je de OneDrive App installeren op je mobiel.
  • Praktische instructies vind je hier.
  • Ondervind je problemen neem dan contact op met de Servicedesk van ICTS via 020 595 1402, of servicedesk-icts@hva.nl.
  • Wil je eens doorpraten om te bekijken hoe je het maximale uit het gebruik van OneDrive kunt halen? Mail dan naar ict-foo@hva.nl.

  • 2020-06-30 07:38:19

    Moeten nog niet direct, maar het is zeker aan te raden omdat het handig is voor het goed gebruiken van de office 365 functionaliteiten.

  • cl
    claas

    2020-06-30 01:04:39

    Betekent dit dat ik alles dat ik nu op SURFdrive had staan over kan/moet zetten op OneDrive?

  • Geef een antwoord

Creative Commons License

Gerelateerde documenten:

© ICTO bij FOO 2022