• Tooling voor Enquêtes (en Quizzen)

Tot voor kort was het uitzetten van vragenlijsten als HvA-medewerker op een ‘nette’ manier vaak ingewikkeld of onmogelijk. De afgelopen twee jaar zijn echter meerdere nieuwe opties ter beschikking gekomen: Surveys (en Quizzes) binnen Brightspace Courses, Microsoft Forms binnen MS 365 én de tool Qualtrics. De laatste twee opties zijn niet alleen voor alle HvA-medewerkers, maar ook voor alle HvA-studenten beschikbaar! In dit artikel introduceren we de verschillende mogelijkheden en besteden we vooral aandacht aan de vraag: Welke tool gebruik je in welke situatie?

Voor dat we aandacht besteden aan de tools die we ter beschikking hebben eerst een verzoek met klem: stop met eventueel gebruik van alle andere tools! Denk daarbij bijvoorbeeld aan Google Forms of Survey Monkey. Voor deze tools heeft de HvA geen afspraken met de leverancier gemaakt over security en privacy. We kunnen dus niet waarborgen dat er op een nette manier wordt omgegaan met de gegevens en privacy van onze medewerkers, studenten en eventuele externe respondenten. Let op: Dat geldt niet alleen voor de gratis variant, maar ook als je zelf een betaalde licentie op een tool hebt afgesloten.

Disclaimer: Dit artikel gaat over tools voor het uitzetten van vragenlijsten, dus enquêtes of surveys. Omdat sommige van deze tools daarnaast ook de mogelijkheid bieden voor quizzen (formatieve toetsen) komen die opties in dit artikel ook zijdelings aan bod.

Heb je tips? Laat die onderaan het artikel achter als reactie! Heb je vragen? Stel die via ict-foo@hva.nl.

Keuzecriteria

Het maken van een keuze tussen de verschillende tools voor het uitzetten van vragenlijsten is vaak lastig en niet eenduidig. Meestal zijn er meerdere mogelijke opties met ieder voor- en nadelen… Persoonlijke voorkeur en ervaring met een tool kan daarbij ook belangrijk zijn. Wat speelt er mee?

  • Welke mogelijkheden biedt de tool? Welk typen vragen is beschikbaar? Kun je routering maken op basis van de gegeven antwoorden?
  • Hoe eenvoudig is de tool in gebruik? Kun je als maker/auteur snel aan de slag, of heb je training nodig?
  • Hoe gebruiksvriendelijk is de tool voor de deelnemers? Kunnen ze de vragenlijst ook gemakkelijk op mobiel openen?
  • Is er een integratie of koppeling met andere systemen die je gebruikt voor bijv. het uitnodigen van deelnemers of het analyseren van de resultaten?
  • Op welke manieren kun je deelnemers uitnodigen? En heeft iedereen (ook van buiten de HvA) toegang om in te vullen?
  • Welke mogelijkheden wordt geboden voor de analyse? Kun je de data in een bruikbaar formaat exporteren?
  • Wil je met de vragenlijst alleen antwoorden ophalen (als enquête) of wil je ook de antwoorden (automatisch) beoordelen (als quiz/test)?

Zoals eerder gesteld: de hier genoemde opties zijn veilig. Het is tooling die binnen de HvA wordt aangeboden, waarmee je inlogt met je HvA-account, en waarvoor de HvA goede afspraken met de leverancier heeft gemaakt. Maar let op, dat wil niet zeggen dat je met deze tools zomaar alles kunt vragen en alle gegevens kunt verzamelen die je wilt. Met je enquête ben je nog steeds gebonden aan de kaders vanuit de AVG: je moet een doel en grondslag hebben voor het verzamelen van persoonsgegevens, zorgen voor doelbinding, tijdige vernietiging, etc. Maak dat een expliciet onderdeel van je werkproces of onderzoeksvoorstel.

Brightspace Surveys (& Quizzes)

Binnen iedere Brightspace Course kunnen docenten Surveys en Quizzes aanmaken. Het onderscheid is dat Quizzes altijd moeten worden beoordeeld (bij gesloten vragen geautomatiseerd).

Doordat de functionaliteiten standaard in Brightspace aanwezig zijn, is dit de logische eerste (voorkeurs)keuze wanneer je als docent dit als werkvorm in wilt zetten. Dat biedt voordelen voor docent en/of student:

  • de activiteit kan worden ontsloten als onderdeel van het leerpad in de Course (met gebruik van Start & End Dates en allerlei Restrictions).
  • de voortgang van studenten is zichtbaar in Brightspace (ook in context binnen de tool Class Progress) en de Quiz-resultaten kunnen worden gekoppeld aan de Grades,
  • studenten hoeven de leeromgeving niet te verlaten en voeren de activiteit uit binnen het vertrouwde systeem,
  • als docent kun je databases van vragen importeren, opbouwen, hergebruiken, delen met collega’s en exporteren in gangbare formaten (uitwisselbaar met andere toetsapplicaties), en daarbij zijn nagenoeg alle vraagtypes beschikbaar.

De grootste nadelen van het gebruik van Brightspace:

  • vergeleken met eenvoudige cloud-tools is het maken van vragen en klaarzetten van Quizzes en Surveys wat meer werk en je moet goed nadenken over de instellingen die je kiest, maar wanneer je de tools vaker inzet wordt je daar wel sneller handig is,
  • de export van de resultaten is minder prettig, je kunt die (volgens ons…) niet eenvoudig in Excel of SPSS inlezen om verder te bewerken.

Tips en instructies vind je op ons Online Brightspace InformatiePunt bij Quizzes en Surveys.

Microsoft Forms

  • Alle HvA-medewerkers én HvA-studenten hebben toegang tot Microsoft Forms via forms.office.com. Je kunt binnen Forms net als binnen Brightspace kiezen voor het maken van een formulier (enquête) of een quiz (met beoordeling).

    Forms is een zeer laagdrempelige tool. Wanneer je wel eens eerder een online formulier gemaakt hebt, dan heb je eigenlijk nauwelijks training of instructie nodig. Forms is ideaal om in te zetten in situatie waarin je snel een uitvraag wilt doen onder collega’s en/of studenten. Of voor een poll tijdens een online les, Zoals in de video hiernaast.

    Wat kenmerkt Forms?

    • het aantal opties is relatief klein en de tool kent een zeer gebruiksvriendelijke interface, daardoor kun je heel snel en aan de slag,
    • de functionaliteit is beperkt, maar de meest gangbare vraagtypes zijn beschikbaar (bijv. keuze, tekst, Likert) en je kunt vertakkingen maken op basis van de antwoorden,
    • je kunt volledig vrij in het uitnodigen van deelnemers (naar keuze alleen binnen de HvA, of ook daarbuiten) met link, QR-code of embedded op je site.
    • je kunt een gemaakt formulier wel kopiëren of delen met een collega, maar je kunt geen onderliggende database met vragen opbouwen,
    • binnen de tool krijg je een duidelijke visuele weergave van de resultaten, en je kunt een heldere export naar Excel maken.

    Lees in de HvA-brede Lecturer Course hoe je Forms gebruikt in combinatie met Brightspace en/of MS Teams. Op de site van Microsoft vind je prima instructies om te starten met het gebruik van Forms: https://support.office.com/nl-nl/forms.

Qualtrics

Tot slot hebben alle HvA-medewerkers én HvA-studenten ook toegang tot Qualtrics. Qualtrics is professionele Survey-software. In tegenstelling tot de eerste twee opties kun je hier dus geen quiz (test) mee uitzetten die beoordeeld wordt.

Qualtrics is verreweg meest complete tool. En dat is natuurlijk voor de meeste gebruikers direct het grootste nadeel… Is het uitzetten van enquêtes een belangrijk onderdeel van je werk? Ben je bijvoorbeeld onderzoeker, docent onderzoeksmethoden, of medewerker kwaliteitszorg? Dan wil je ongetwijfeld met Qualtrics aan de slag! Nagenoeg alle vraagtypes zijn beschikbaar, je kunt de enquête opdelen in blokken, logica aanbrengen, etc. En de data is natuurlijk ook goed te exporteren voor verdere analyse in SPSS.

Kijk ook op Qualtrics enquêtesoftware en we helpen je op weg met de Q&A en Quick Start!

Geef een antwoord

Creative Commons License

Gerelateerde documenten:

© ICTO bij FOO 2022