• Privacy bij videoconferencing met studenten

Door: Pieter van Langen, Pascal Brugmans (april 2020, update september 2020)

Op dit moment zijn fysieke bijeenkomsten helaas beperkt mogelijk. Docenten ontmoeten studenten daarom nu veelal virtueel: videobellen, videoconferencing, virtual classrooms, etc. (vanaf nu: videobellen). Dat is een fantastisch middel om onder andere lessen te verzorgen, actieve werkvormen te accommoderen, of gewoon contact te onderhouden. Natuurlijk levert dit ook nieuwe uitdagingen op. De afgelopen maanden heeft een ieder in hoog tempo leren werken met de verschillende tools. Met dit artikel willen we je helpen om hierbij ook op de juiste manier rekening te houden met de privacy van jezelf en van je studenten! Waar moet je dan rekening mee houden?

Let op: Dit artikel gaat nadrukkelijk over AVG in relatie tot online en hybride onderwijs. Door de Faculteit Onderwijs & Opvoeding (FOO) van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) is reeds ook een werkwijze opgesteld ten behoeve van alle studenten en medewerkers van FOO die opnamen maken in de beroepspraktijk. Daar lees je hier alles over.

Online onderwijs

We starten met onze drie Gouden Tips:

  1. Gebruik alleen de formeel door de HvA beschikbaar gestelde applicaties voor videobellen: Skype for Business, of Microsoft Teams.
  2. Wees je bewust van je eigen privacy en die van je studenten; wijs studenten expliciet op het doel van de sessie, de voorwaarden voor deelname, en gepaste omgangsvormen.
  3. Neem de beelden uitsluitend op wanneer je daar een expliciet doel voor hebt en een passende grondslag binnen de AVG.

Zie ook de FAQ onderaan dit artikel.

1. Gebruik de juiste applicaties

  • Binnen de HvA zijn twee applicaties beschikbaar die geschikt zijn om vanuit je rol als docent met studenten te videobellen (individueel, in kleinere groepjes, of met gehele klassen): Skype for Business, of Microsoft Teams. Op andere plekken vind je van alles over de verschillende functionaliteiten (en sterke en zwakke punten) van deze tools. Wat voor nu belangrijk is, is dat jij er als HvA-medewerker vanuit kunt gaan dat je met deze tools veilig kunt werken! De HvA heeft uitgebreid gekeken naar de Informatiebeveiliging en Privacy van de tool en nette afspraken gemaakt met de leverancier (waaronder de verplichte Verwerkersovereenkomst). Hierdoor is bijvoorbeeld de kans op lekken van persoonsgegevens geminimaliseerd, en is de verantwoordelijkheid van de HvA netjes geregeld wanneer er toch problemen optreden. Stop dus zo snel mogelijk (als je dat nog gebruikt…) met het ‘professioneel’ gebruik van Whatsapp, Zoom, Slack, etc. etc. als docent voor communicatie (zoals videobellen) met je studenten.

  • Demo-screenshot Bongo Virtual Classroom (Bron: D2L)

2. Wees privacy-bewust

De HvA heeft haar privacy-waarden (zie AZ-lijst) uitgebreid geformuleerd. Daarin staat o.a.: ‘Privacy speelt een belangrijke rol in het creëren van een veilige en prettige leer- en werkomgeving waar een respectvolle omgang met elkaar het uitgangspunt is. Privacy biedt studenten, onderzoekers en medewerkers de mogelijkheid om zichzelf te zijn, de ruimte om te experimenteren en de mogelijkheid deel te nemen aan discussies zonder intimidatie en observatie, zonder controle of veroordeling.

Juist omdat het handelen in lijn met deze privacy-waarden online lastiger is, is het als docent nóg belangrijker om dit actief te bewaken. Hoe doe je dat?

  1. Vertel je studenten expliciet wat je gaat doen, waarom en hoe. Afhankelijk van het type online bijeenkomst stimuleer je studenten om de webcam uit te laten (als het geen waarde toevoegt) of juist om deze aan te zetten (wanneer het bijdraagt aan het creëren van het gewenste leerklimaat).
  2. Geef studenten ook simpele tips: ga in een neutrale ruimte zitten, voorkom dat objecten in beeld komen die ongewenst veel over je privéleven vertellen (bijv. religieuze symbolen), of blur de achtergrond van je scherm in tools waarin dat kan (Microsoft Teams).
  3. Bespreek tot slot (zeer relevant bij de opleidingen van FOO!) ook de normen en waarden met je studenten. Vaak zijn dit contextafhankelijke onderwerpen die ‘offline’ (face-to-face) heel logisch zijn, maar online nadrukkelijk benoemd moeten worden om problemen te voorkomen. Essentieel daarbij is dat studenten geen eigen opnamen mogen maken van online bijeenkomsten (noch binnen de tool zelf, noch middels screencasting software); ook niet wanneer deze opnamen uitsluitend voor eigen gebruik bedoeld zijn.

3. Alleen opnemen indien noodzakelijk

  • Het is maar één klik: ‘record’. Zo eenvoudig, maar wel met consequenties. Onze hoofdboodschap is: neem geen sessies op ‘gewoon omdat het kan’. Wanneer je aan het videobellen bent dan verwerk je persoonsgegevens: personen zijn in beeld en delen daar persoonlijke opvattingen. Gebruik je een goede tool (zie punt 1), dan is dat natuurlijk prima. Als je daarvan echter een opname gaat maken, dan gelden er voor die verwerking (het bewaren) aanvullende eisen. Je moet daarvoor een expliciet en duidelijk doel hebben, en een daarbij passende grondslag vanuit de AVG. Dus denk niet: ik vraag als docent gewoon om toestemming en dan is het altijd goed. Want iedere student moet dan volledig vrij (ongedwongen) kunnen kiezen (daar is geen sprake van), en een alternatief aangeboden krijgen bij weigering (dat kun je niet bieden). Wanneer en hoe mag en kan het dan wél? Met een expliciet doel, passende grondslag, transparantie naar studenten, en minimaliseren van toegang en bewaartermijn.

    Een heel duidelijk en goed voorbeeld is een online mondeling assessment dat je als enige assessor afneemt. Dan zul je conform het Onderwijs- en Examenreglement een opnamen moeten maken (als bewijslast, of t.b.v. second opinion). Je hebt dus een duidelijk doel en een goede grondslag. Deze opname bewaar je vervolgens idealiter op een plek waar alleen de juiste personen bij kunnen, en niet langer dan voor de benoemde doelen noodzakelijk is.

  • Illustratie Clapboard (Bron: Pinterest)

Een ander voorbeeld is een online college dat je geeft aan een voltijd-klas maar die op een later moment ook door de deeltijders bekeken moet kunnen worden. Normaal zou je daarvoor een webcollege-registratie gebruiken, maar dat kan nu niet. Dan heb je dus ook een duidelijk onderwijsdoel en een gerechtvaardigd belang (dat is AVG-terminologie) voor het maken van een opname. Wel zul je studenten hiervan vooraf expliciet op de hoogte moeten stellen (transparantie). En het is waarschijnlijk passend om daarbij ook bewust te benoemen dat ze volledig vrij zijn om hun webcam uit te laten en zich ook bewust moeten zijn dat hun mondelinge of schriftelijke bijdragen aan de sessie ook worden vastgelegd.

Wees ook bewust van de bewaringstermijn van de beelden en dat ze een x-periode (bijvoorbeeld een maand) na de herkansing verwijderd worden.

Streamen en hybride onderwijs

In het geval van hybride onderwijssettings heb je ook een duidelijk onderwijsdoel en een gerechtvaardigd belang (dat is AVG-terminologie). Wel zul je studenten hiervan vooraf expliciet op de hoogte moeten stellen (transparantie). Studenten moeten vrij zijn om buiten beeld te kunnen blijven en voelen dat dit negatieve gevolgen heeft voor zijn of haar beoordeling. Een student zich moet kunnen onttrekken aan de camera, ook als het om 360 graden gaat (dan moet je wel creatief zijn).

Pascal Brugmans heeft na overleg met de HvA functionaris gegevensbescherming en de HvA Privacy Officer de volgende teksten opgesteld (die je als docent bijvoorbeeld in Brightspace kunt plaatsen van tevoren)

  • Rond het streamen van lessen met een 360 graden camera:

Deze les wordt gestreamd met een 360 graden camera. Doel van het streamen is om studenten die niet in staat zijn om de les fysiek bij te wonen toch de mogelijkheid te geven deze online te volgen. De HvA ziet het als een gerechtvaardigd belang voor de facilitering van het onderwijs om tijdens de COVID-19 pandemie deze mogelijkheid aan te bieden. Studenten die niet in beeld wensen te verschijnen, zijn niet verplicht om de les fysiek bij te wonen en kunnen via de stream de les volgen. De HvA handelt hiermee conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dit Privacy Statement informeert de HvA je over de wijze waarop met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan en wat je rechten zijn.

  • Rond het streamen van lessen met gewone webcam (BRIO):

Deze les wordt gestreamd met een webcam. Doel van het streamen is om studenten die niet in staat zijn om de les fysiek bij te wonen toch de mogelijkheid te geven deze online te volgen. De HvA ziet het als een gerechtvaardigd belang voor de facilitering van het onderwijs om tijdens de COVID-19 pandemie deze mogelijkheid aan te bieden. Studenten die niet in beeld wensen te verschijnen, kunnen dit bekend maken aan het begin van de les en plaats nemen buiten het bereik van de webcam. Ze zijn niet verplicht de les bij te wonen en kunnen ook van huis via de stream de les volgen. De HvA handelt hiermee conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dit Privacy Statement informeert de HvA je over de wijze waarop met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan en wat je rechten zijn.

Vragen & FAQ

Deze uiteenzetting is vooral bedoeld om je te ondersteunen bij het goed uitvoeren van je werk als docent. We pretenderen dan ook niet dat bovenstaande volledig compleet is en alle contexten en situaties dekt. Het kan dus best opmerkingen of (vervolg)vragen oproepen; schroom niet om die met ons te delen! Als dat bij ons tot verscherpte inzichten leidt, dan delen we die weer graag. Neem contact op met Pascal Brugmans, Privacy Officer van FOO op gegevensbescherming-foo@hva.nl.

Ook vind je hieronder als link de FAQ over videobellen en privacy, opgesteld door de HvA-Centrale Diensten. Let op: Houdt dit document in de gaten daar er wijzigingen kunnen zijn in de besluitvorming. Download het bestand: FAQ videobellen 24 juni 2020

  • 2020-06-09 07:17:51

    Het eisen van een opname kan inderdaad niet! Net zoals studenten dat niet kunnen eisen in een fysieke les. Er zijn namelijk hele legitieme redenen om dat niet te doen. Bijvoorbeeld dat je een omgeving wilt creëren waarin iedereen zich vrije en ongedwongen kan uitspreken over controversiële onderwerpen, zichzelf kwetsbaar moet kunnen opstellen, etc. Ook zijn er zaken die je als docent binnen een klas wel mag doen en delen, en die je niet kunt, wilt of mag delen wanneer er een opname van gemaakt wordt en er dus min of meer 'leermateriaal' wordt gecreëerd. Mijn advies: Ga met je studenten in gesprek. Vraag waarom ze dat willen, en wat voor oplossingen daarvoor zijn. Wellicht hebben ze alleen maar de behoefte aan een kort stukje opname van jouw theoretische uitleg en wil je ze daar wel in tegemoet komen.

  • ag
    agtem

    2020-06-09 01:39:36

    Sommige studenten lijken te eisen dat je een opname van de les maakt en ter beschikking stelt (ZIB bijv.). Lessen volgens rooster. Dat kan toch niet? Het is toch keuze van de docent?

  • Geef een antwoord

Creative Commons License

Gerelateerde documenten:

© ICTO bij FOO 2022